Cómo mejorar la tesorería de tu empresa con el ERP Navision

cómo mejorar la tesorería de tu emrpesa 

No hay soluciones mágicas pero es importante para tu empresa contar con la mejor herramienta del mercado a la hora de mejorar la tesorería de tu empresa.

La solución de tesorería de Navision te proporciona las herramientas necesarias para organizar tus recursos financieros. Microsoft Dynamics NAV proporciona soluciones de tesorería que te ayudan a realizar un óptimo seguimiento y análisis de la información empresarial relevante para ti. Puedes administrar de manera eficaz la contabilidad general, las cuentas por pagar, las cuentas a cobrar, el inventario, la contabilidad analítica, los activos fijos y el flujo de efectivo, además de llevar a cabo conciliaciones bancarias y cobros.

La  funcionalidad de tesorería se encuentra disponible en el paquete básico o de inicio, dentro del módulo de administración financiera de Dynamics NAV (Navision). Este Paquete de inicio es ideal para empresas que necesitan funcionalidades básicas financieras y comerciales como: gestión básica de procesos financieros (contabilidad general y activos fijos), gestión básica de las cadenas de suministros y de ventas (ventas, compras e inventario) y servicios profesionales (gestión de proyectos) con un amplio conjunto de información empresarial y funciones de generación de informes como parte integral del producto.

Te interesa conocer bien el módulo de tesorería en Dynamics NAV (o implantar el software de gestión) si contestas que sí a al menos una de estas preguntas:

  • ¿Dedicas mucho tiempo a gestionar la tesorería y procesos bancarios de tu empresa?
  • ¿Conoces la posición real de tesorería de tu empresa?
  • ¿Tiene tu empresa automatizada la conexión con los bancos ?
  • ¿Aplican los bancos correctamente las condiciones pactadas?
  • ¿Te resulta imposible tener balances y cuentas de explotación por áreas, líneas de negocio, departamentos?

Beneficios que nos aporta NAV para la gestión de tesorería

Gracias al software de gestión ERP Microsoft Dynamics NAV  la pirámide del control total de tesorería en la empresa queda cubierta. Y podrás:

  • Generar previsiones de tesorería
  • Optimizar la gestión operativa
  • Gestionar de forma avanzada tus recursos financieros: asegurar la liquidez futura de la empresa para que cada año el balance sea positivo.
  • Elaborar presupuestos de tesorería de manera totalmente automatizada
  • Conocer la evolución de la posición de la tesorería de tu empresa en tiempo real (previsión real, no estimada)
  • Tener datos clave para la toma de decisiones con el objetivo de medir el riesgo con la suficiente antelación para reaccionar ante cualquier escenario.

Ingredientes para una óptima gestión de la tesorería

Las herramientas estándar que resultan clave para gestionar la tesorería en Navision son:

  • Revisión general de las problemáticas de cobros y pagos
  • Liquidez
  • Gestión de recordatorios

Microsoft Dynamics NAV te lo pone en bandeja con esta interesante receta. Toma nota de las cantidades exactas y obtendrás un inmejorable plato para tu departamento de tesorería. Ingredientes:

1.- Administración de cuentas bancarias

La herramienta de Dynamics NAV permite a tu departamento organizar los recursos financieros teniendo en todo momento a mano un buen sistema de análisis, seguimiento y evaluación de resultados.  El área de administración de cuentas bancarias nos permite crear, operar y gestionar varias cuentas bancarias para atender sus diversas necesidades empresariales y las  operaciones en distintas divisas.

2.- Gestión del flujo de efectivo con Dynamics NAV

La gestión del flujo de dinero efectivo (cash flow) es algo fundamental para cualquier empresa. En el ERP Dynamics NAV, la previsión del flujo de caja proporciona una predicción de cómo evolucionará la liquidez de la empresa a lo largo del tiempo. Optimizar el flujo de caja es fácil mediante gracias a la racionalización de los procesos de cuentas por cobrar y el seguimiento de los pagos de clientes que te ofrece Navision. Este módulo se compone de estos elementos:

  • cobros
  • desembolsos de efectivo: el efectivo que espera recibir y el efectivo que espera pagar
  • fondos con liquidez disponibles

3.- Conciliación de cuentas bancarias

Importar  datos de extractos bancarios de los archivos electrónicos enviados desde el banco en formato ISO20022/SEPA, o usar el servicio de conversión de datos bancarios para otros tipos de archivos. Conciliar automáticamente los datos de los extractos bancarios para abrir asientos contables de cuentas bancarias y realizar un seguimiento de todos los extractos bancarios.

4.- Conciliación de transacciones bancarias entrantes y salientes

Puedes aplicar automáticamente las transacciones bancarias para abrir asientos contables de clientes y proveedores y crear tus propias reglas de asignación de una forma sencilla e intuitiva. Modifique el algoritmo subyacente a la correspondencia de registros modificando, eliminando o agregando reglas.

5.- Pagos electrónicos y adeudos directos

NAV te ofrece la posibilidad de crear propuestas de pago basadas en los documentos del proveedor y de generar archivos de pagos bancarios en el formato oficial ISO20022/SEPA. Permite además usar el servicio de conversión de datos bancarios para generar el archivo de pago electrónico adecuado para tu banco.

Por último, esta funcionalidad hace que sea más fácil el seguimiento del historial de exportación de pagos electrónicos. La aplicación de pagos se realiza con un proceso simplificado que marca y procesa las transacciones deseadas.

6.- Emisión de cheques

Es posible especificar en la línea del asiento de pago si se desea que el pago se realice con un cheque manual o generado por el equipo. Esto ayuda al control interno, ya que garantiza que el cheque generado por el equipo se imprima antes de contabilizar el pago.

La impresión de cheques incluye opciones de usuario flexibles como anulación de cheques, reimpresión, uso de formularios de cheques con talones preimpresos, comprobación antes de la impresión, además de la posibilidad de consolidar los pagos de un proveedor en un solo cheque.

7.- Liquidación  de documentos desde movimientos y conciliación bancaria automática

Lo primero: ¿qué entiende NAV por liquidación de documentos?: liquidar un documento sería como conciliar, relacionar, asignar, un documento con otro. Los documentos típicos que se liquidan unos con otros son facturas con abonos o facturas con pagos, tanto documentos de ventas como documentos de compra.

Lo normal sería que, a la vez que estoy haciendo un pago, indique qué factura o facturas estoy liquidando para que así, cuando analice el desglose de lo que hay pendiente, no me aparezcan por un lado pagos y por otro facturas

Esto mismo se puede hacer para liquidar abonos contra facturas.  Un cliente me ha hecho un abono de una factura, en el momento de hacer el abono no se lo he indicado, pero se lo quiero decir ahora. Seleccionamos el abono XXXX – pestaña de Acciones – Liquidar movimientos, En las líneas seleccionamos la factura que está abonando, la XXXXX, Pulsamos el botón “Marcar id de liquidación” (pestaña de inicio) y finalmente clicamos en Registrar liquidación marcada (pestaña inicio).

Además el diario de conciliación de cobros y pagos (disponible desde la versión NAV 2015) te permite:

  1. realizar la conciliación de cuentas de cobro, pagos y cuentas bancarias mediante la liquidación de pagos existentes en nuestro banco contra las relativas facturas, abonos o registros pendientes
  2. la funcionalidad de Liquidación Automática, nos propondrá una liquidación de dichos pagos importados y existentes en nuestro banco, y los correspondientes registros pendientes en Microsoft Dynamics NAV basándose en unos algoritmos de coincidencia de datos (confianza de la correspondencia).
  3. Puedes decidir qué liquidaciones quieres revisar y desliquidar manualmente. Muy práctico si nos hemos equivocado en una liquidación y tenemos que deshacer. ¿Cómo? Pues seleccionamos el abono o el pago en cuestión y le damos a Acciones – Desliquidar movimientos.
  4. Separado de otros procesos: Página dedicada que proporciona más control sobre quién ha accedido al proceso.

Soluciones tecnológicas de Nubit para la tesorería

El software de gestión de Microsoft se las arregla bastante bien para que tu empresa cuente con una gestión de la tesorería lo más optimizada posible, sin embargo, existen diferentes soluciones tecnológicas que se integran con navision para inyectarle aún más poder de gestión. En lo que se refiere a la tesorería, en Nubit hemos desarrollado esta solución de tesorería:

CashPlus. Es un módulo de gestión financiera avanzado que mejora la funcionalidad estándar de Dynamics NAV. Este módulo te permite un mayor control de la tesorería en tu empresa incidiendo en aspectos como:

  • Cartera  a una fecha
  • Abonos a cartera
  • cash-flow avanzado
  • Módulo específico de leasing y préstamos
  • Presupuestos en divisa
  • Análisis por dimensiones avanzado
  • Esquema de cuentas por dimensiones

 

Para terminar, el paquete extendido de Dynamics NAV es aconsejable para empresas grandes que buscan una solución flexible con una amplia gama de funcionalidades. Dentro de estas funcionalidades avanzadas de Dynamics NAV 2016, en lo que se refiera a tesorería, encontramos:

  • Los centros de responsabilidad
  • Contabilidad de empresas vinculadas
  • Contabilidad de costes

 

¿Ya cuentas con un software de gestión capaz de optimizar la tesorería de tu empresa?. Si quieres probar las características que hemos comentado en esta entra, solicita una demo de Microsoft Dynamics NAV y lo podrás comprobar por ti mismo.

 

Fuente: Microsoft Dynamics NAV.