Los diarios en el ERP de gestión Microsoft Dynamics NAV
Si usas habitualmente el software ERP Dynamics NAV, te sonarán algunos de los diarios de los que vamos a hablar en esta ocasión.
Si nunca has usado este ERP, tampoco te resultarán del todo desconocidos ¿por qué? pues porque los diarios son las “tablas” existente en la mayoría de los software de gestión de empresas. En concreto, el software de gestión Microsoft Dynamics NAV cuenta con diarios que nos permiten gestionar productos, inventario, pagos y cobros, la gestión de almacén, etc.
En este tipo de diarios, lejos de ser los que compramos para estar informados o los que escribimos de adolescentes, registramos las operaciones que vamos realizando en la empresa y que nos informan sobre el estado de los productos y los servicios en nuestra empresa. Por ejemplo, cuando quiero liquidar un producto, tendré que meter esa línea en el diario para que efectivamente desaparezca del almacén.
Al registrar un documento, por ejemplo un pedido de venta, el sistema ya genera automáticamente los movimientos contables, de producto, cliente… Por lo tanto los diarios se emplean para otro tipo de operaciones más simples como los cobros o los ajustes de almacén.
En este artículo vamos a hacer un repaso a cada uno de estos diarios que muchos usuarios de este software de gestión no conocen o emplean lo suficientemente bien. En la herramienta de Dynamics NAV, por ejemplo, dentro de la gestión de almacén, el diario es un tipo de formulario que permite registrar operaciones básicas.
A/F Diario de activos fijos
A/F Diario General es el diario de activos fijos cuando esta activada la integración de los activos fijos con contabilidad. Cuando calculamos la amortización para un periodo el asiento generado se vuelca a este diario. Desde este diario además de amortizaciones se pueden realizar operaciones de coste, venta, baja, depreciación, apreciación y demás operaciones relacionadas con activos fijos.
Diario de conciliación de pagos
Este diario se introdujo en la versión de Dynamics NAV 2015. Una de las tareas a efectuar de manera rutinaria en cualquier empresa es la de conciliación de cuentas (cobros y de pagos y de cuentas bancarias). ¿Cómo hacerlo en NAV? Estas operaciones se realizan mediante la liquidación de pagos existentes en nuestro banco contra las relativas facturas, abonos o registros pendientes en Microsoft Dynamics NAV. Y es esto lo que se plasma en el diario de conciliación de pagos.
Diarios contables
A la hora de realizar asientos contables, es decir, contabilizar, en Dynamics NAV tenemos que utilizar los diarios. Hay un gran número de diarios aunque al final siempre se suelen utilizar los mismos porque la mayoría son prácticamente iguales.
Diario estándar
Dentro de la contabilidad, la herramienta de gestión empresarial de Microsoft da mucho juego. Si queremos guardar un asiento patrón o una plantilla de asiento, hablamos de un diario estándar.
Este diario resulta muy útil porque antes de registrar cualquier asiento puedes optar por guardarlo como diario estándar, a modo de comodín. Este diario es el más común en Microsoft Dynamics NAV y se encuentra disponible en todas las versiones de Navision.
Diario de fraccionamientos
Solo disponible en la última versión del ERP de Microsoft, es decir, en Microsoft Dynamics NAV 2016, este diario nos permite hacer periódicos los ingresos y los gastos que subimos a la herramienta. Estas plantillas de fraccionamiento se pueden asociar directamente a fichas de producto o de cuentas contables.
Diario de inventario
En el diario de inventario se calcula el stock que tenemos en nuestro almacén, así como el ajuste del inventario de una manera más rápida que en el resto de diarios de productos.
Diario de lista de materiales
Relacionado con la funcionalidad de listas de materiales que se pueden definir desde la ficha de producto, su función es la de realizar automáticamente una salida en inventario para los productos incluidos en la lista de materiales y una entrada para la lista de materiales.
Diario de pagos
Este diario se emplea – en lugar del diario de conciliación- cuando no se van a reconciliar pagos basados en transacciones importadas de nuestro banco, o cuando no necesitamos la liquidación automática.
Diario periódico
Este tipo de diario es de utilidad cuando una empresa que utiliza Microsoft Dynamics NAV (Navision) quiere distribuir gastos de empresa por dimensiones.
En los movimientos pendientes de un proveedor, cuando registramos el pago de una factura lo llevamos a cabo desde estos diarios periódicos en: Gestión financiera>contabilidad>actividades periódicas>diarios periódicos.
Diario de productos
En el diario de productos en Dynamics NAV podemos realizar movimientos de ajuste manuales cuando necesitamos hacer ajustes de stock, mermas que pueden haber habido, pérdidas, regalos etc. Estos movimientos pueden ser de compra, venta, ajuste positivo o ajuste negativo.
Diario de reclasificación
En ocasiones es necesario realizar correcciones en la información de los productos en existencias y Dynamics NAV en este sentido, y gracias a este diario, permite, por ejemplo, cambiar dimensiones, almacén, ubicación, números de serie o de lote, etc. ,
Diario de revalorización
Este diario se utiliza para modificar el valor de stock de los productos, permitiendo realizar una revalorización en función de los costes reales.
Hemos repasado los diarios digamos básicos, que aparecen en el módulo estándar de Microsoft Dynamics. Existen otros diarios que se encuentran en el módulo avanzado de este software ERP y que veremos más adelante. Diarios como el de movimiento de productos se incluyen en los módulos de gestión de almacén y de producción.
¿Qué opinas de los diarios que se emplean a diario en herramientas de gestión empresarial como Navision? ¿Los conocías todos? Si tienes cualquier duda ya sabes donde encontrarnos.
Fuente: elaboración propia y blog MSDN
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