9 malas prácticas en BI y cómo resolverlas

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Aunque una herramienta de inteligencia de negocio o business intelligence (BI) sea fundamental en la actualidad, y una buena idea para cualquier empresa, es fundamental evitar algunos  de las malas prácticas en BI asociadas al proceso del análisis de datos.

Actualmente hay una amplia gama de soluciones de análisis de negocio, del tipo Power BI, en el mercado, tanta que a veces es fácil atascarse y decidirse por la que menos nos conviene.

Lo más fácil es que cualquiera de estos problemas que comentamos estén sucediendo o ya hayan sucedido en tu empresa. Puede que sean estos:

0.- No elegir una herramienta de negocio que no ayude a los usuarios de negocio

Las herramientas de inteligencia de negocio y de hecho, la mayoría de software de gestión, no siempre las eligen en las empresas, todos los grupos o departamentos implicados. En ocasiones, solo las eligen personas con un perfil tecnológico o de negocio y por eso, al final, estas soluciones de análisis de datos no se adaptan a las necesidades de todos los trabajadores.

1.- Dar formación a todos los trabajadores

No debería ser así. La mejor manera de fomentar este impulso para la inversión en nuevas herramientas y procesos es mostrar con los escenarios cotidianos cómo esta nueva herramienta cambiaría fundamentalmente su forma de hacer negocios.

El mito de que los seres humanos sólo utilizan el 10 por ciento del cerebro se podría extrapolar a la idea de que la mayoría de los usuarios diarios de inteligencia de negocio solo llegan a conocer un 10% de la herramienta de análisis.

Eso está bien para muchos usuarios que sólo necesitan determinados cuadros de mandos e informes para realizar su trabajo diario, pero se queda corto para otro tipo de usuarios que necesitan exprimir más los datos.

La empresa, en suma, no debería tener que contratar a consultores o esperar que el departamento de  TI actúe cada vez que los usuarios necesitan un cambio en un informe.

2.- Intentar usar el excel como una solución más de BI

La siempre socorrida hoja de excel es realmente útil en muchas situaciones pero, a nivel empresarial, nunca podrá sustituir a una herramienta de BI. Excel hace que sea muy fácil obtener datos incorrectos en el sistema, sesgando los resultados, y los problemas son casi imposibles de encontrar y corregir.

El software de BI de hoy en día cuenta con una funcionalidad que ayuda a mantener limpios los datos y pone los datos donde es fácil de administrar y recuperar más tarde. Una vez que usted emigre fuera de Excel para propósitos de BI, usted nunca mirará hacia atrás, excepto para lamentar todo el tiempo

3.- Subestimar la preparación de los datos que se van a analizar

Parte del proceso de implementación para el nuevo software de BI debe ser la “limpieza” de datos y el establecimiento de políticas de gobierno para asegurar que (tanto como sea posible) los datos permanezcan limpios. Partir de malos datos para el análisis, solo puede desembocar en malos resultados o análisis inexactos.

Las empresas nunca deben tratar de tomar decisiones de negocios importantes basadas en datos que son defectuosos por falta de limpieza y manejo riguroso.

4.- Adquirir una solución de BI por el mero hecho de tener todas las funcionalidades

Es muy tentador ir con la herramienta que ofrece la mayor funcionalidad y características especiales. Pero un sistema demasiado complicado hará que sea más difícil para los usuarios hacer todas sus tareas diarias.

En su lugar, considere un sistema más básico, simplificado que será fácil de implementar, fácil de entrenar a los trabajadores y comenzará a ofrecer un ROI mucho más rápido.

Por lo general, es posible negociar con el proveedor otras características más adelante, cuando todo el mundo está acostumbrado al sistema y usted sabe con certeza lo que necesita para hacerlo mejor.

5.- Sustituir una herramienta de BI con varias aplicaciones menores

Algunas empresas, en lugar de adoptar una solución completa de BI, intentan ir por atajos confiando en que les vale para el análisis de datos, simplemente usar una variedad de aplicaciones menores.

En lugar de intentar integrar o ad hoc numerosos sistemas de back-end para tratar de coaxial algunos BI fuera de ella, implementar una herramienta de BI completa que fue diseñado y construido para el trabajo.

 

errores típicos de las empresas con soluciones de BI

 

5.- No tener en cuenta fuentes de datos cruciales y abusar de las kpi´s

Uno de los fallos más comunes en el análisis de negocio es cuando las empresas pretenden medir demasiados indicadores y no se centran en los realmente importantes. Es un gran fallo pensar que vamos a ser más exhaustivos cuántos más indicadores midamos.

Otro aspecto que no tiene sentido es quedarse solo con los resultados obtenidos y no tener en cuenta el proceso. Es decir, los key performance indicators y los key results indicators deben ser analizados en estrecha relación.

No es fácil separar el grano de la paja, siempre que hayamos definido los objetivos de manera clara y diferenciada, podremos descubrir cuál de esas actividades han tenido un mayor impacto en los objetivos definidos.

6.- No tener en cuenta a los usuarios

Es muy importante que las herramientas de inteligencia de negocio se adapten a todos los trabajadores de la empresa. Este tipo de herramientas tienen que encajar para los trabajadores de todos los departamentos: no todos los usuarios necesitan acceder a todas las funcionalidades del software de BI.

Dependiendo de para lo que lo necesiten, accederán a solo una parte. Es más, algunos, por las peculiaridades de su trabajo, ni siquiera necesitan acceder a la herramienta.

7.- Que los departamentos son islas

Determinados departamentos en la empresa nunca deberían trabajar aislados en lo que se refiere al análisis de negocio. Cuando departamentos como ventas y marketing hacen uso de los datos de manera conjunta es más probable que vean qué es lo que falla y juntos pueden ponerle remedio. Se trata de romper los silos en las empresas y ponerle remedio.

8.- No elegir la herramienta BI que necesita tu empresa

Desafortunadamente “conseguir buena inteligencia de negocios” no es una buena razón para invertir en una herramienta de BI.
Para obtener un sistema que responda a las necesidades de la organización, es esencial enumerar y definir los problemas exactos que la solución necesita abordar. Si progresas desde esta perspectiva, la herramienta con la que terminas será exactamente lo que necesitas para tener éxito.

9.- Ignorar fuentes de datos que son clave

Los proyectos de BI se suelen concentrar en la información contenida en los ERPs y CRMs, las bases de datos relacionales, los data warehouses y otros sistemas empresariales. Pero han aparecido otras fuentes importantes de datos con valiosos tesoros de información procedentes de máquinas, entornos móviles, redes sociales, sistemas de geolocalización o monitorización web.

Las compañías que decidan ignorar estas fuentes correrán el riesgo de perder importantes oportunidades de negocio. Los datos desestructurados se encuentran especialmente poco explotados, y es que se estima que solo un tercio de ellos se emplean adecuadamente para la toma estratégica de decisiones.

Para sacar todo el partido posible de sus iniciativas de BI y analítica habrá de tener en cuenta todos los activos de información disponibles, ya sean estructurados o desestructurados.

¿Reconoces alguna de estas malas prácticas en tu empresa? Si es así, ¿a qué crees que se debe? Te recomendamos probar PowerBI,  una herramienta de análisis de negocio de Microsoft, fácil de usar y adaptable a toda la empresa.

 

Fuente: Selecthub