¿Por qué es fundamental tener un contrato de mantenimiento con tu ERP?
Es necesario tener cuidado con qué se recorta en las empresas cuando llegan las vacas flacas. Lo usual es tirar de reducciones presupuestarias en servicios y departamentos que a priori no son tan rentables para la empresa.
Estos daños colaterales suelen afectar al departamento de marketing, comunicación, soporte informático y servicios que tengamos externalizados.
El error que cometen muchos altos directivos es el de no pensar a medio o largo plazo. Por ejemplo, cuando deciden cortar el grifo en actualizaciones o mantenimiento de nuestro software de gestión ERP.
No se trata de estirar la versión actual ERP o pensar que nos compensa pagar consultas de soporte puntuales. ¿Por qué estas prácticas no son recomendables?. Porque pueden surgir problemas.
Un caso actual lo tenemos en las recientes modificaciones fiscales en la normativa relativa a la zona de pagos (SEPA) o NAV y el modelo 374 y cómo éstas afectan a tu software ERP.
En el caso de la SEPA, las versiones del ERP Dynamics NAV que pueden adaptarse a estos cambios oscilan de la 2013 a la 2016. Esto significa que los usuarios de este software de gestión que aún mantengan versiones anteriores a 2013, se van a quedar fuera.
Quizá piensen que pueden realizarse desarrollos específicos para este cambio pero esa no es la cuestión. Cada vez son más y más rápidos las actualizaciones que se producen a nivel fiscal, legal, económico, tecnológico, etc y el software de cualquier empresa debe estar preparado para hacerles frente.
Hablamos del ERP Dynamics NAV porque es con el que trabajamos pero este tema de mantener un contrato de mantenimiento con nuestro partner tecnológico se hace -lógicamente – extensible a cualquier otro ERP en el mercado. En este sentido, las soluciones de open source pueden ser una buena opción duante un tiempo pero llegarña un momento en el que resulte fundamental contar con uno de pago.
Para entendernos y fuera del ámbito ERP, casi todos recordamos lo bien que funcionó el sistema operativo XP de Windows. Muchos usuarios optaron por quedarse con este para siempre. Es una opción como otra cualquiera, claro, pero el problema viene cuando el fabricante deja de ofrecer soporte para ese producto.
Estar al día con nuestro contrato de mantenimiento es básico para el buen funcionamiento del ERP que hayamos contratado y por ende, para garaztizar nuestra competitividad. Tenemos que ver cada actualización como una mejora de funcionalidades en nuestro software de gestión y no como una oportunidad del fabricante para sacarnos dinero.
Esta cuestión tiene una sencilla explicación: los cambios financieros y tecnológicos que sufre el mercado no los podemos controlar ni fabricantes, ni partners ni usuarios. Así que, ante esta situación de relativa incertidumbre es mejor estar preparados.
Como conclusión, en cualquier empresa -grande o pequeña- habrá momentos en los que sea necesario tomar decisiones difíciles en lo que respecta a reducción de gastos pero conviene recordar en si esos recortes resultarán contraproducentes a largo plazo. ¿O acaso merece la pena prescindir del contrato de mantenimiento y encontrarnos con errores en nuestros balances de resultados porque no hemos actualizado nuestro software?. ¿Tú cómo lo ves?.
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