Sácale todo el jugo a PowerBI

sácale todo el jugo a tu herramienta de inteligencia de negocio PowerBI

Seguramente conozcas la herramienta de análisis de datos PowerBI. En esta entrada te contamos qué es y para qué sirve y vemos cómo sacarle el máximo juego en cada departamento de la empresa.

Gracias a las actualizaciones de la herramienta y a una interfaz muy potente y fácil de usar, esta herramienta de análisis de negocio,  conecta a tu empresa a múltiples fuentes de datos, gráficos combinados, cálculos y te permite publicar tus propios paneles (que puedes compartir con tus colegas).

Microsoft Power BI es la plataforma de inteligencia de negocios (“business intelligence”) en la nube de Office 365 que te proporciona una vista única e interactiva de datos, combinando de diversas fuentes, entre ellas, de Dynanics CRM.

Qué es y qué podemos hacer con PowerBi en la empresa

Es la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft, fácilmente configurable y apta para todas las empresas. Con ella podemos:

  • conectarnos a múltiples orígenes de datos desde la versión desktop – entre ellos  a Dynamics CRM y SQL
  • construir nuevas columnas y tablas calculadas a partir de los datos obtenidos
  • modelar distintas visualizaciones de datos, desde gráficos, tablas o matrices hasta mapas!
  • compartir paneles con nuestros compañeros, jefe o clientes
  • configurar la  herramienta para que nuestros datos se actualicen de manera automática


1.- Qué son y cómo podemos obtener datos

Existen distintos tipos de orígenes de datos a los que puedes conectarte con Power BI. Para trabajar con ellos podría ser necesario usar las características avanzadas de modelado y consulta de datos de Power BI Desktop o Excel.

En ocasiones conjunto de datos y orígenes de datos se confunden y se creen que son sinónimos pero no lo son. Un orígen de datos es es la ubicación de donde proceden los datos; un conjunto de datos, sin embargo, contiene información sobre el origen de datos, las credenciales de dicho origen.

Tipos de orígenes de datos a los que puedes conectarte:

  • Archivos
    Se pueden cargar sin problema archivos xml, .csv o .pbi, pero para otros tipos de archivo como .xml o .txt es mejor usar primero obtener y transformar y así consultar, transformar y cargar los datos en un archivo de excel o power BI desktop.
  • Paquetes de contenido

– servicio: literalmente existen decenas de servicios con paquetes de contenido para Power BI, como por ejemplo: Google Analytics o Bing.

– organizativos: igual que los de servicio con la única diferencia que si la empresa tiene una cuenta de Power BI Pro, se pueden crear, compartir y usar paquetes de contenido.

  • Bases de datos

– en la nube: desde este servicio se puede conectar dinámicamente con base de datos SQL de Azure, almacenamiento de datos SQL de Azure, spark en HDInsight de Azure y SQL Server Analysis Services mediante DirectQuery.
– locales

Para obtener datos desde cualquiera de estos orígenes de datos en Power BI, haga clic en Mi área de trabajo > Obtener datos.

Es importante tener en cuenta que, en ocasiones, no se puede conectar directamente con el origen de datos desde Power BI. Esto no significa que no pueda se pueda obtener acceso a esos datos en Power BI. En estos casos, lo más seguro es que necesitemos la ayuda del departamento de TI.

2.- Cómo podemos administrar esos datos

Para administración las relaciones de datos podemos crear columnas calculadas, tablas calculadas, además de configurar y compartir paneles.

Power BI ofrece dos licencias, una gratuito y otra Pro, con límites de capacidad de datos diferentes:

  • Los usuarios gratuitos tienen una capacidad máxima de datos de 1 GB.
  • Los usuarios Pro de Power BI Pro tienen un almacenamiento máximo de 10 GB y pueden crear grupos, con un almacenamiento máximo de 10 GB cada uno.

3.- Visualizaciones de datos

Sin duda, las visualizaciones de datos son la esencia del programa: es decir, es al ver los datos de la formas más gráfica posible cuando podremos tomar decisiones acertadas de negocio. Los datos se mostrarán a través de:

  • gráficos combinados
  • tablas y matrices
  • mapas
  • paneles

4.- Instalar Personal Gateway (puerta de enlace)

La puerta de enlace personal (o personal gateway)  actúa como un puente que permite la transferencia de datos rápida y segura entre los orígenes de datos locales y del Power BI que admiten la actualización. Esta puerta de enlace solo está disponible con Power BI Pro. Se instala y se ejecuta como un servicio en el equipo.

Como servicio, se ejecuta con una cuenta de Windows que se especifica durante la configuración. En algunos casos, la puerta de enlace se ejecuta como una aplicación.

5.- Sacar partido a Excel en PowerBI

Microsoft Excel es una de las aplicaciones empresariales más utilizadas y, en este sentido es una de las formas más comunes de consultar los datos en Power BI. Si tenemos instalado Excel 2016 podemos darle a Publicar en Power BI (que sería  lo mismo que usar Obtener datos en Power BI para importar el archivo o conectarse a él).

  • Uso de PowerPivot y Power Query
    Power Query y Power Pivot se complementan entre sí. Power Query es la experiencia recomendada para descubrir, conectarse a y la importación de datos. Power Pivot es una buena opción para moldear los datos en Excel para que pueda explorar y visualizar con Power Map, Power View, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.
  • Conectar con OneDrive
    En el caso de OneDrive para la empresa, la manera más eficaz de mantener sincronizados el conjunto de datos, linformes y paneles en Power BI es iniciar sesión en OneDrive con la misma cuenta con la que se inicia sesión en Power BI. Dado que tanto Power BI como OneDrive están en la nube, Power BI se conecta al archivo de libro en OneDrive cada hora aproximadamente.

6.- Publicar con Desktop

  • Publicación de paneles y reportes desde Power BI
  • Agregar visuales a sitios web públicos
  • Configurar hoja de datos para actualizaciones automáticas
  • Creación de grupos para seguridad

DAX te ayuda a crear información nueva a partir de un modelo de datos

En primer lugar, ¿qué es DAX?. Es el uso de expresiones de análisis de datos (DAX) para solucionar una variedad de problemas de análisis de datos y cálculo básico. DAX es una colección de funciones, operadores y constantes que se pueden usar en una fórmula o expresión, para calcular y devolver uno o más valores.

Si eres un usuario avanzado puedes probar los fundamentos de DAX, un lenguaje que te permite realizar consultas más elaboradas sobre tus datos. En lo que se refiere a este tipo de expresiones de modelos de datos distinguimos:

  • diferentes tipos de cálculos
  • funciones
  • variables
  • filtrado de datos con DAX

PowerBI para los distintos departamentos

Cada departamento de la empresa puede sacar mucho partido de esta herramienta pero tendrá que utilizarlo -como es lógico- de manera diferente para sacarle todo el jugo:

1.- Departamento de operaciones para:

  • buscar información nueva de sus procesos de producción, rendimiento de almacén, análisis de reclamaciones, etc para anticiparse así a la demanda
  • mejorar la información que tiene de su compañía y sacarle el máximo partido, puede combinar todos los datos, desde la producción hasta la distribución. Este control de datos le permitirá entre otros optimizar el rendimiento de fabricación
  • gestionar el rendimiento del almacén

2.- Departamento de marketing para:

  • comparar ingresos y costos reales, así como el ROI de segmentos, campañas, canales, etc.
  • realizar el análisis web y social, puede realizarse una visualización de análisis web, sociales y de correo
  • electrónico en un mismo lugar, obteniendo una visión global.
  • monitorización de las reacciones de los clientes ante las tácticas empleadas en redes sociales
  • análisis de correo electrónico

3.- Departamento de recursos humanos para:

  • supervisar el progreso y el crecimiento individual comparado con los objetivos y las métricas basadas en roles
  • realizar resúmenes de la plantilla

4.- Departamento de tecnologías de la información para:

  • controlar el gasto en tecnologías de la información desde un mismo lugar, sistemas de red, servicios, aplicaciones y los datos de seguridad.
  • conectar Power BI fácilmente a otras herramientas. Su integración en las soluciones existentes le permite implementar una estrategia integral de análisis de datos.

5.- Departamento de ventas para:

  • obtener información sobre el progreso de ventas comparado con las previsiones y como no, es posible analizar fácilmente el rendimiento de zonas geográficas específicas o de propietarios de cuentas individuales.
  • realizar el seguimiento de las tendencias de ventas para optimizar estrategias y notificar planes empresariales a largo plazo